实验室仪器采购管理规定

概述

    实验室采购的东西很多，包括检测设备、仪器硬件、软件、流程性材料（即与检测有关的试剂和消耗材料）和服务以及他们的组合。

为了确保采购过程处于受控状态，保证所采购的产品满足规定的质量要求。因此制定相应的采购管理规定很重要。

    一般采购管理需要有相关人员负责，首先是实验室相关部门负责采购的提出，实验室技术负责人负责供应商的评价及采购文件的审核，办公室负责供应商的调查及采购的实施，然后实验室主任或者第一负责人负责采购的批准，进料由相关检测室负责检验。

一、供应商的选择

    选择和购买重要的消耗品、供应品，通过ISO9001认证的供应商应优先考虑。检测设备则需有CMA标志。

    对提供影响检测质量的重要消耗品和计量服务的供应商，需由办公室负责人对其进行调查，并将调查结果记录于《供应商评价表》，经技术负责人评价后，由主任决定是否列为合格供应商。

供应商评价包括以下内容：

1、被提名供应商的资信能力；

2、供应商的供货业绩；

3、供应商的质量保证能力；

4、价格；交货情况；服务情况等。

对于提供计量服务的供应商除须进行评价外，还应符合以下要求：

1、资格：该项目已通过国家实验室认可或有计量授权。

2、测量能力：其测量不确定度满足校准链的规定要求。

3、溯源性：测量结果能溯源到国际或国家基准。

办公室负责人将合格的供应商登录于《供应商一览表》。

二、采购流程

    购买实验室分析仪器或其他供应品时，由相关部门负责人填写《委托采购申请表》，并交技术负责人对其内容进行审核，报主任批准后由办公室负责执行。

1、询价和比价

办公室负责人应向合格供应商询价，比价时要求两家以上的供应商提供价格，选择品质、成本、交货日期及售后服务等符合本单位要求的供应商。若供应品和技术独占市场则不在此限之内。

2、订购

当办公室负责人采购对检测结果有影响的物品或设备时，需向供应商清楚、详细地描述技术要求，包括型式、类别、等级、规格、数量、图纸等信息。

3、采购进度管理

办公室负责人应按《委托采购申请表》要求的交货日期跟催采购进度，如有延期，需及时通知申购部门。

4、进料的品质管理

    由办公室负责人组织申购检测室人员依据装箱单对设备包装、外观是否完好，型号、部件与说明书是否一致，是否有生产厂商的出厂检验合格证等，有合同或协议的还需校对合同或协议条款等方面进行验收。

    设备申购检测室的验收人员，必需熟读设备使用说明书并详细了解设备结构、工作原理、安全注意事项并严格按照使用说明书的要求，对仪器设备进行性能检测验收。

    需检定的进行检定，设备调试运行正常后录入《检测仪器设备一览表》进入检定周期。设备调试运行不合格的由办公室负责退回给供应商。

    相关检测室应查对消耗性材料及设备的零配件包装、数量、外观及有无出厂检验合格证等，必要时还要对某些消耗性材料进行现场试用检验。 

    设备验收后，由验收人员将结果记录于《设备验收单》，消耗材料的验收结果记录于《进料检验报告》。进料检验不合格的材料不能投入使用，由办公室及时退回给供应商。进料检验合格的材料应由办公室负责人进行入库保存。

5、服务的验证

    由技术负责人会同申购部门在服务现场验证，或对其校准产生的证书进行评价。

6、设备材料存储 

    入库后的消耗品应遵循消耗品说明书中的要求和规定进行贮存。对有危害的消耗品应实施安全隔离。对怕挤、怕压的消耗品应限制叠放层数。

    对有温度、湿度要求的消耗品应建立贮存环境以及对贮存环境的监控手段和设施，必要时应规定进行环境记录。必要时组织复验，合格方可使用。