实验室样品管理规程介绍

概述

所谓样品管理，主要有三个要求：

1.有样品目录，能够快速检阅到；

2.有相应注解，能够详尽介绍性能及特征；

3.相近产品有比较，可以在同区域展示，可以让观察者一目了然，不至于搞错。

一、样品管理的意义

1.为防止发生质量争议、混淆，提供被批准生产品样品，使质量得以维持，必须进行样品管理。

2.对于实验室工作人员来说样品的代表性、有效性及完整性将直接影响检测结果的准确度。因此，必须对样品的接收、流转、贮存、处置以及样品的识别等各个环节实施有效的质量控制。

二、样品管理步骤及要求

样品管理共分如下几步：

第一步：样品的接收

1、委托样品接收

a)收样员查看样品状况，包括：包装、外观、数量、型号、规格、等级等并清点样品，认真检查样品及其配件、资料的完整性，检查样品性质与状态是否适宜于符合要求的检测，有些样品还应检查采用的包装或容器是否可能造成样品特性变异，并在《见证取样送样委托单》和《样品核查单》上登记说明。

（特殊样品）应与客户商定相关样品准备要求及试毕样品处理方式，收样员应及时将样品及其资料、流转单传递到检验科。

b)办理委托手续，并递交委托单给相应负责人。

c)样品传递到检验科后，样品管理员与检验员应进行交接验收，查看样品状况是否与流转单填写内容相符，对以封装方式送达的样品，应检查封签是否完整有效以及运输过程有无损坏。

2、抽样样品管理

①抽样人随身带回或亲自押交样品：

a)抽样人员到客户指定地点抽样或到生产企业、商业企业抽样前应领委托单或监督抽样单，抽样后将委托单或监督抽样单第三联给被抽检单位，作为领回样品凭证，第四联给见证单位，带回第一联、第二联作为抽检及信息采集凭证。

b)抽样人应对样品在运输途中的防护负责，保证样品的完整性。

②被抽检单位寄运来的样品由检验科领回后，由收样员及样品管理员进行验收登记，验收时应对照抽样单检查样品及封条的符合性、完整性、有效性以及运输过程有无损坏。必要时应会同抽样人员进行验收。

③检验科样品管理员在接收样品时应记录样品状态并登记入帐。

④检验科在对接收的样品是否适合于检测有任何疑问或对客户检测要求不明确或认为样品不符合有关规定要求，有异常情况时（包括：包装和封签），检验科应与客户联系，取得近一步说明及需要认可后再进行检测。

第二步：样品的识别

①样品识别包括：不同样品需要区分识别及样品不同试验状态的识别；

②样品区分识别号可贴在样品上或贴（写）在样品袋（器皿）上。识别号为报告编号，由收样员统一编排；

③样品所处的试验状态，统一放置在“检验完毕”标识区；

④样品在不同的试验状态，或样品的接收、流转、贮存处置等阶段，应根据样品的不同特点和不同要求，如，样品的物理状态、样品的备样要求（如，分样与混样）、复检样要求、样品形状大小、样品制备、样品的包装状态（如，裸状样品、器皿盛装样品）和其他有特殊要求的样品，根据检测活动的具体情况，做好标识的转移工作，以保持清晰的样品识别号，保证各检验科内样品编号方式的唯一性和必要时可追溯；

⑤各检验科应根据专业要求对样品标识转移方式和如何保证样品识别的唯一性和有效性做出明确规定； 

第三步：样品流转

①样品按检验工作流程图流转，在样品登记委托单上交接签署时，应核查样品状况。

②收样员接收的所有委托送样样品应在样品或其包装上贴上“报告序号”标签、同时附有的样品流转单上应填写样品识别号（报告编号），由样品管理员在样品流转单签字、样品传递到检验科时由检验人员在样品流转单上签收认可。

③抽样样品送达后由收样员及样品管理员对样品贴上“报告编号”标签。

④抽样样品、送检样品传递或送达后均由样品管理员按样品登记表的内容统一登帐，待检样品应分类堆放整齐。

⑤样品传递时，样品（报告）编号不得改变。

⑥样品在制备、测试、传递过程中应加以防护，应严格遵守相关样品使用说明，避免受到非检验性损坏并防止丢失。样品中遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明并向负责人报告，必要时应立即与客户联系。

⑦检验人员在样品试验后，应交样品管理员入样品库保管，包括有分析意义的已失效或损坏的试验样品。样品管理员应把试验样品统一放置在有“检验完毕”标识的区域。 

第四步：样品的贮存

①检验科应有专门化且适宜的样品贮存场所，配备样品间及样品柜(架)。样品间由样品管理员专人负责，限制出入。样品应分类存放，标识清楚，做到帐物一致。样品贮存环境应安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好。

②对要求在特定环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。

③样品管理员负责保管样品的完好性、完整性。应在文件中按样品性质和其专业要求的不同对保管条件作出规定。

第五步：样品的处置

①试验样品留样期不得少于报告申诉期，留样期一般不超过60天，特殊样品根据要求另行商定；

②试验样品处置，根据与客户签订的有关协议书要求，分以下几种处理方式；

a)客户要求领回样品（包括客户委托处理样品）；

b)客户不要求领回，但有利用价值的样品；

c)报废、报损的样品；

d)会造成公害，必须监护处理的样品；

e)客户要求领回的样品，在留样期满后，样品管理员应通知客户及时领回。客户领回样品时，领样人员需带单位价绍信或抽样单（第三联）（未交检验费的暂时不退还样品），由样品管理员办理退样手续。客户或供样单位需提前（在留样期内）领回样品时，应签注“对本检验报告无异议”之后，方可由样品管理员办理退样手续；

f)留样期已过的客户委托处理样品，各检验科应按与客户签订的委托检验协议书要求处理，处理结果应以书面形式通知客户，取得客户认可；

g)留样期已过的客户不要求领回的有利用价值的样品（包括部分报损样品），样品管理员应分类填写样品处理申请表，说明处理方式，由科长审核，报主管负责人批准后方可进行处理。必须监护处理的样品，科样品管理员必须按规定办法监护处理；

h)客户暂不领回的已过留样期的样品，各检验科应分类造册，移交检测管理室统一处理；

第六步：室外检测样品的管理

对于根据检测工作需要在实验室外检测的样品，各检验室应有保护样品完整性的措施，做好样品的标识，保证试毕样品在合适的地点存放，根据本科专业要求做好实验室检测样品的管理工作。 

第七步：样品的保密与安全

a)本实验室严格按与客户签订的协议或有关规定进行样品的检测、贮存和处置，严格执行《保密程序》，对客户的样品、附件及有关信息负保密责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作他用。

b)要求担保的样品，应根据客户的特殊要求作出相应安排，包括样品接收、流转、贮存、处置及附件资料的管理，采取安全防护措施，保护样品的完好性和机密性。

三、实验室样品管理的记录

共需要四种表或者更多：

1.《样品登记表》

2.《样品核查表》

3.《样品流转单》

4.《报告发放登记表》

如果人工管理觉得耗费精力，也可以选择建立样品信息管理系统。实验室管理信息系统包括从样品收发、流转、检测状况、评价标准、检验报告、检测收费到管理查询等过程，其软件能独立完成整个系统的各个功能。样品的信息管理系统普遍应用网络及构建相应数据库，可以对送检样品进行规范有效的管理，取得满意的效果。

样品的流转程序：样品→验收→登记→标识→存贮→检测→留样→处置。

（内容来源实验与分析）